議事録 Archive

カルタイ全体会議　議事録（2010.05.08）

●報告
＜パネル＞
・管財：清水さん、竹内さん
・参加者へタイムテーブルを近日中に連絡。

＜ブース＞
・4件応募（8日現在）。
・ワイン屋さんが参加する可能性あり（毛利さんのお知り合い）。
・七尾旅人企画は保留。
・電気容量：
－洋館各部屋20A。
・管財・人員管理：河村さん
－もう少し募集が集まってから、必要数に関し具体的数値を出す。

＜前夜祭＞
・写真、映像。
・DJは困難そうなので、PCで？
・日韓ワークショップの報告会（韓国の学生にも参加してもらう）。
－3日が討論会であることに対し、2日は少しラフな感じに。
・場所：洋館2F（3日にシネマを行う場所）。

＜会計＞
・湊さんが管理。
・会計担当が割り出した概算以外に各パートで費用が必要となった場合は、6月上旬までに報告。
・参加費
－大学等専任：5000円
－学生その他一般：1000円

＜国際交流基金150万＞
・使用予定企画
1．日韓学生プロジェクト
－韓国の教員旅費を出す？
2．タン・ピンピン
3．コンマン・ロー
4．キドラッド・タヒミック
・各企画を15万くらいで概算すれば、もう1人呼べるが・・・。
－Good Copy Bad Copyの監督など
・用途振り分け：
－旅費・滞在費：110万／（謝礼金）人件費：40万。
・昨年の様子を岩崎先生に確認しつつ、用途を考えてゆく。

＜ポスター、宣材その他＞
・ポスター、フライヤー、パンフレットを依頼予定。
・ポスターとフライヤー：
－キャッチコピーは「映像でつなぐ公共圏とアジア」
－イメージ・コンセプトは「対話」
－イメージはイルコモンズさんにおまかせ。
－500枚～700
・パンフレット
・メイン企画の文字情報を来週月曜（10日）までに。
－6月10日には情報が揃っている想定で、600部で16～17万。

＜プレス、広報＞
・広報
－特に要員を立てず、みなでばらまき。
・プレス
－昨年担当者（柳田さん）と清水先生で確認中。

＜当日手伝い学生＞
・50人（予備10人を見て60人）想定。
・（初日、明け月曜日）準備に20人くらい（駒大生にお願いしたい）。
・駒大から何人確保できるか。
－30人くらいは確保してほしい。

●当日記録
・外部に委託？こちらで？
－複数が撮影することもよいが、1か所集約する（編集する）人を定めておく必要あり。
・メインパネルも記録に残す。

＜シネマ＞
・企画は上がってきている。
・タヒミック氏に関しては吉見先生がコンタクトをとっているが、ゆくゆくは宮瀬さんなどに。
・謝礼or上映料を出すべきでは。

●日曜最終枠
・企画未定。
・アングラメジャーで？
・二木さん、山本先生を中心に計画練り直し。

○ブース会議議事録 (0417、担当：岩瀬)

＜公募概要＞

・一口IHヒーターの使用

－お湯を沸かす（紅茶、ウーロン茶用）。

・飲食募集は、制限の多い条件下でのものであることを説明しつつ。

・カフェテリア

－1店舗に複数のメニューが必要な訳ではない。

－むしろ雑談スペースとしての存在意義を強調したいので、食事はそれほど整わなくてもよい（＝自販機の使用もok）。

－各部屋のワット数、使用分配を確認。

－大ホール内に共有のIHヒーターを持ち込むことも検討するが、基本的には調理機器は参加者自身に負担してもらう。

・ブース用アドレスを作成する。（bullseye@）

・設営場所はブース担当者側である程度決め、参加者に確認してもらう。

・当日、参加者用駐車場は日本館前。

・締め切りは公募開始から約1カ月。

＜ブース＞

・実行委員会のブースを設ける。「台風の目」

－それまでのカルタイを振り返るエリアの設置。

－プリンターを用意し、情報発信エリアとして、タイムラインを随時更新してゆく。

－カルタイTwitterをスクリーン上映。

－デジカメで当日風景を撮影する者を募り、写真を掲示してゆく？

＜シネマ・タイフーン＞

・盛田さんらを中心としたシネマ・タイフーン班を中心に、適宜ブース班と情報共有しつつ進行してゆく。

・広く公募はかけず、こちらからコンタクトをとれる範囲で参加者を募る。

・場所：洋館のいずれか（半地下の物置スペースか。5月8日に担当者が現地で確認し、判断する）。

・招聘希望：タン・ピンピン監督、コンマン・ロー監督

＜土曜パーティー後の計画＞

・渋谷on/offのような場所希望（こちらは閉店している）。

・時間：21:30～22:00

・企画

－宮下公園フィルム上映イベント

－その他オリンピック関連の作品（e.g.『民族の祭典』）

－トークセッション

＜前夜祭＞（18時～20時）

・駒大生＋今年中心となる学生たちでオーガナイズすることがまず重要。

－河村さん、岩村さん（ともに駒大生）を中心に。

・レイヴ的な空間に？

・コンテンツ

－簡単なDJブース（無理な場合、音楽を流すだけでも）

－映画の放送（字幕付きで放送）

－駒大生の参加者に関しては、事前に映画内容を把握した上での参加でも面白いのでは。

－ディスカッション（テーマは堅苦しくないもの）

－軽食＋ドリンク（有料？）

－エントランスはfree

－エスケープ・ゾーン

－写真の展示

・同時間帯に、大きなセッションが行われているという可能性もある。

－その場合、上記コンテンツにも変更が生じてくる可能性あり。

＜その他企画＞

・気流舎、模索社、早稲田生協の永田さんらに声をかけ、ブックカフェを開設する。

－5月中に整理できればよいが。

＜ブース内担当＞

・全体総括

－臼井さん、岩瀬

・パフォーマンス

－須納瀬さん

・カフェ

－植松さん＋駒大生

・土曜パーティー

－河村（当日洋館内の管材管理も含む）

－司会はテヅカ先生

・洋館2F秘密のお部屋

－須納瀬さん、植松さんがアイデア構想中。

－公募は広く行わず、ピンポイントで交渉を進める。

・台風の目

－ブース担当者一同

カルタイ関係打ち合わせ

2010年2月13日、会計業務引継ぎの打ち合わせを、前任の会計責任者和田氏と今年度

当する長尾、高島、盛田が行なったので以下の通り報告する。

1、 打ち合わせ事項；

（1）、暫定総予算；

助成金（国際交流基金より）の1,400千円と登録料1,300千円、計2,700千円を予想収入額とし、以下のスケジュールに合わせ本暫定予算の見直しを各セクションと協議し、最終振り分け支出額を含め決定する。

＊計算根拠；交流基金への今回申請額は1,950千円だが、昨年実績1,700千円の約2割減1,400千円とし、登録料は昨年実績1,671千円の約2割減の1,300千円とした（内訳；大人5千円×100人、学生2千円×400人の合計額）。

＊決定予算スケジュール；和田氏の極力予算が少な目にとの助言により、昨年実績より総予算を暫定的に算出したが、3月中旬のパネル数、5月後半の展示ブース数、4月のスタッフ数、6月の当日ボランティア数確定等のスケジュールに合わせ、展示ブース数を含む大会規模と登録者数、及び展示内容等のコンセプトを事務局と改めて協議し決定するものとする。なお、和田氏から「事務局会議を4月初旬に設け、大会当日まで5回ほど打ち合わせを行った」との話があったが、この実務者会議は有用であると思われるので、今回も踏襲する事とする。

＊他の検討事項；

①、昨年のパーティー費用実績は948,200円だったが、納入業者、ハラル料理等のメニュー内容、及び参加者の予想数等を勘案し算出する。なお、独立採算方式とし収支トントンを原則とする（参考；昨年は「インターアジア」も開催され大規模だったとの事）。

②、今回のテーマは「スクリーン」で、駒沢公園内の上映が企画されているが、これについても入場料収受の是非等について今後討議する事とする（参考；昨年は無料）。

（2）、助成金と出金スケジュールの関連性；

助成金は大会終了後に入金となるので、以下の通り、支払い時期との関係に留意する

事。なお、和田氏によれば、昨年は4月下旬に助成が決定され、5月7日に予算案を作成し、支払いのピークは大会前と初日だったとの事である。

①、助成金の対象費用のうち謝礼、通訳、特に昨年実績では渡航費、宿泊費が当日支払いとなるので繰越金（600千円程度）で充当する要がある。なお、助成金と大会収入との調整を如何に行なうかは今後の検討事項である。

②、ポスター、フライヤーの印刷、発送代等の広報関連費用は、①と同様に繰越金で当座賄う必要がある（昨年の実績；シネマ関係費用を含み147,645円であるが、ウェブサイト、ポスターのデザイン料は「？項目」とされているのに留意の事。また今後誰にデザインを依頼するかについては広報と要協議）。

③、事前準備として口座開設があるが、特に「助成金と運営実行委員会の口座は2つに分ける事」と和田氏より助言された。また、領収書、貼り付けノート、伝票等のジム書類の支払いがあるのでこれも繰越金から支払う要がある（ネーム・タグ等は前に使用したものを流用する事）。

（3）、その他の留意点；

＊各セクション、業者からの支払い依頼を担当する会計責任者は一人である事。

＊実行委員会会計責任者とは別に、助成金担当者を選任する事。

＊入金から出金をしない事（別々にする）。

＊昨年収入として「東急イン協賛金40千円」が計上されているが、今回も協賛企業を募る

かは、要協議事項とする。

＊最終決算書は後刻、和田氏より受領する。

なお、本日和田氏より受領した書類は、「収入内訳表」、「支出内訳表」、「業務報告書」、「IACT 2009　in Tokyo　準備過程総括」である。

以上

4月以降の会議日程が決定いたしました。

＊＊＊
・4月10日（土）15時～
・5月8日（土）15時～
・6月12日（土）15時～、6月24日（木）18時～
（場所はいずれも、駒沢大学 深沢キャンパス 日本館 ＜桜の間＞予定）
＊＊＊

＜カルタイ・ブース話し合い＞3/25
・エントリーフォーム　募集＋声かけ（リスト作成）　キャンパスの見取り図が必要　去年の参加団体に宣伝メール　・予算　・ブース案　※キャンパス小さい・制限大きい　会場別　㈰洋館（パーティールーム）　　タイフーン・カフェテリア：大きなカフェテリア的空間に見立てる　　飲食系（キッチンをいくつかの団体でシェアする）、物販、トーク、展示、パフォーマンス　　会場の写真を撮ってHPに掲載する必要　　※ガスコンロ持ち込み可
㈪その他　　パーティルームに入らないもの　　駐車場など
㈫パフォーマンス（公園を含む）　　コスプレイベント　　公園企画は公募をかけずに、自主企画　　公園：運動場借りる予算はない　　　　　パレード？（デモ申請する必要がある）　　　　　自由テレビ？　　オリンピック批判的なパフォーマンス
☆自分たちで仕掛ける提案考える　　・遊びのスペースをどうやって使うか　　○レイヤー祭り（撮影会）　　庭園？どこでもOK？　　おもしろい・お金取れる！　　　　・DJブース的な音出しの空間　　　場所を設定する？　　　EX:正門入った右側の玄関（ガラス張りのところ）　　　近隣住民への挨拶
・チケットの件→全体に持ち込み（ほかの店と競合・ブースに人来る）
公園とキャンパスを結びつける方法

・駐車場　屋台的な利用？
・発電機　シャンデリアつけるのか？
・移動図書館？　・打ち上げ　クラブハウス借りる？　音出し無理な場合

＜カルタイ・ブース話し合い＞3/25・エントリーフォーム募集＋声かけ（リスト作成）キャンパスの見取り図が必要去年の参加団体に宣伝メール・予算・ブース案※キャンパス小さい・制限大きい会場別㈰洋館（パーティールーム）タイフーン・カフェテリア：大きなカフェテリア的空間に見立てる飲食系（キッチンをいくつかの団体でシェアする）、物販、トーク、展示、パフォーマンス会場の写真を撮ってHPに掲載する必要※ガスコンロ持ち込み可㈪その他パーティルームに入らないもの駐車場など㈫パフォーマンス（公園を含む）コスプレイベント公園企画は公募をかけずに、自主企画公園：運動場借りる予算はないパレード？（デモ申請する必要がある）自由テレビ？オリンピック批判的なパフォーマンス☆自分たちで仕掛ける提案考える・遊びのスペースをどうやって使うか○レイヤー祭り（撮影会）庭園？どこでもOK？おもしろい・お金取れる！・DJブース的な音出しの空間場所を設定する？EX:正門入った右側の玄関（ガラス張りのところ）近隣住民への挨拶・チケットの件→全体に持ち込み（ほかの店と競合・ブースに人来る）公園とキャンパスを結びつける方法・駐車場屋台的な利用？・発電機シャンデリアつけるのか？・移動図書館？・打ち上げクラブハウス借りる？音出し無理な場合

Cultural Typhoon2010＠駒澤大学　1月実行委員会議事録

2010.01.22. 3pm‐5pm

担当：岩瀬学子

◎役割分担について　＊仮決定含む

事務局　テヅカ、五野井、田中

①    メインセッション企画：運営委員会メンバーを中心に

②    パネルセッション運営：五野井、村井、清水（駒）、岩瀬（I）、平館（I）、竹内（駒）、内藤（立）

③    ブース＆パフォーマンス運営：山本、浜、植松、河村（駒）、臼井（立）、妹尾（駒）、服部（駒）、中山（駒）

④    会場&機材調達：テヅカ＋駒澤学部生

⑤    広報&宣伝：宮瀬、カン、三好（和）、湊（駒）

⑥    WEB担当：大熊、諫山（I）

⑦    会計担当：盛田、長尾（全体会計）、高島（和）

⑧    パーティー準備：大畑（和）

⑨    通訳：ICU（本郷先生の通訳コース受講者。昨年同様）から？

⑩    パンフレット編集：岩瀬（I）希望中

＊決定事項

・各パートの代表者は、五野井と田中に進行状況を連絡する

・４月以降に本格始動予定

・実行委員のメンバーは今後も募っていく

・音響、飲食に関する学内の規制についてはテヅカが確認する

＊検討点

・③⑧を連動させて合同企画にする

・⑤⑥を含めて事務局ということにする

◎今後の予定

・2月中にブース&パフォーマンスの公募を開始（～GWくらいまで）

・2月末日にパネル公募の締め切り　→　募集のための宣伝活動に努める

・3月中に応募されたパネルの選定、パネルセッションの数と部屋の確保

・3月中にメインセッション企画を固める

・4月中には海外から招来する方々のホテルなどの手配を完了（テヅカ）?

・5月中旬にはポスターとチラシ（昨年同様イルコモンズに or 「宮下公園サマーフェスティバル」のチラシデザイン者・美智に依頼する?）を完成させて5月末には関係各所に配布

・5月～6月までに、通訳者確保

⇒3月中に、運営委員会メンバーの参加を広く求めながら実行委員会を開催

⇒2月中の実行委員会は開催せず、パートごとにミーティングを実施。可能であれば2009年外大大会の実行委員の関係者と引継ぎを行い、仕事の内容について確認しておく（連絡先は柏崎・田中に確認）

◎2009年実行委員会メンバーからの示唆

・財産となる人との出会いを経験した

・DIY的感覚で作り上げてゆくものであり、学生陣の積極性が重要となる

・当日スタッフは広く呼び掛けるべし

・課題①：運営委員と実行委員との距離克服

・課題②：実行委員に従事する学生と、プレゼンターとしても参加する学生との関係

・課題③：上記、実行委員兼発表者である学生の参加費徴収問題（準備や当日スタッフとしての貢献で相殺する?）

◎その他

・昨年大会の企画数概算：メインセッション（５）、パネルセッション（80）、ブース（30）、パフォーマンス（30）、屋台（10）くらい

・次回会議日：未定（3月中：運営委員の出席を広く呼びかける）テヅカが日程調整

＊すべて敬称略